Případová studie

B2B objednávková aplikace pro firemní catering

Týdenní objednávky chodily mailem a telefonem, alergeny se přepisovaly ručně a expedice dělala 5 až 10 chyb měsíčně. Postavili jsme vlastní B2B objednávkovou aplikaci pro 30+ firemních klientů s daty o porcích, alergenech a variantách menu, takže příprava týdne spadla z půl dne na hodinu.

KonzultaceVývoj a implementaceServis a péče

Gastronomie a firemní cateringStředně velká firmaČeská republika6 měsíců, dál v servisu

Klíčové výsledky

70 až 80 %

Úspora času na týdenní přípravě

40 až 50 %

Snížení chyb v expedici

6 měsíců

Délka projektu

30+ firem

Klientů v systému

Výzva

Co bránilo růstu.

Catering pro firmy fungoval na mailech, telefonech a Excelu. Office manažeři z klientských firem posílali týdenní objednávky obědů různými cestami, někdo formulářem v PDF, někdo prostým textem v mailu, někdo SMS. Kuchyně každé pondělí ráno tyto vstupy přepisovala do interní tabulky, kde se počítaly porce na jednotlivé dny, varianty menu a alergeny. Tato příprava trvala dvě osoby zhruba 4 až 5 hodin týdně, a to ještě před tím, než se začalo vařit.

Alergeny a speciální požadavky byly největší riziko. Klient si v mailu napsal poznámku typu „Eva má lepek, Honza vegetarián“, ta poznámka se přepisovala ručně do tabulky a odtud na štítky. Měsíčně se vyskytlo 5 až 10 chyb v expedici (špatný alergen, špatný počet porcí, špatná varianta menu), které řešil provozní telefonicky a často i kompenzací další dodávkou zdarma. Reklamace měly přímý dopad na marži.

Týdenní menu se publikovalo ve formátu PDF posílaného mailem. Když kuchyně musela měnit položku (výpadek suroviny, dovolená šéfkuchaře), znamenalo to rozesílat aktualizaci všem 30 plus firemním klientům ručně. Polovina klientů aktualizaci přehlédla a objednávala podle staré verze, takže ji bylo nutné znovu konfirmovat telefonicky.

Plánování výroby na další týden běželo z hlavy provozního. Nebyla data o tom, kolik porcí které varianty se reálně objednává, jaký je týdenní trend nebo které firmy mají sezónní výkyvy. Nákup surovin tak byl odhad, který vedl buď k přebytkům (food cost), nebo nedostatku (nutné dokupování v retailu za vyšší cenu).

01Provoz

Týdenní objednávky chodily mailem, telefonem a SMS. Kuchyně je každé pondělí přepisovala do Excelu, zabralo to dvě osoby 4 až 5 hodin.

02Kvalita

Alergeny a speciální požadavky se přepisovaly ručně z mailových poznámek na štítky. Měsíčně 5 až 10 chyb v expedici a kompenzace zdarma.

03Komunikace

Aktualizace menu se rozesílala 30+ firmám mailem v PDF. Půlka klientů aktualizaci přehlédla a objednávala podle staré verze.

04Plánování

Nákup surovin běžel z hlavy provozního bez dat o trendech. Vedlo to k přebytkům (food cost) nebo dokupování v retailu za vyšší cenu.

Audit

Vývoj na míru

Integrace

Servis a podpora

Naše práce

Od auditu k ovladatelnému provozu.

Začali jsme auditem objednávkového procesu. Prošli jsme týden v kuchyni, zmapovali, jak přesně objednávky chodí, kde se data přepisují a kde vznikají chyby. Hotové cateringové SaaS pokrývají B2C objednávky (jeden zákazník, jedna porce), ale ne týdenní firemní plánování s variantami menu, alergeny per jednotlivec a hromadnou fakturací po měsíci. Z auditu vyšlo, že generická aplikace nepokryje, a šli jsme cestou vlastního vývoje.

Postavili jsme B2B objednávkovou webovou aplikaci pro office manažery klientských firem. Klient si v ní vidí menu na příští týden, vybírá varianty per den a per zaměstnanec, eviduje alergeny a speciální požadavky napevno u každého zaměstnance. Provozní v kuchyni má dashboard s počty porcí per den a per variantu, generuje výrobní listy a tiskové štítky s alergeny rovnou ze systému. Aplikaci jsme napojili na pokladní systém kuchyně pro evidenci odběrů a na Microsoft 365, kde si tým drží zbytek agendy.

Klíčové části řešení:

Vlastní B2B objednávková aplikace pro 30+ firemních klientů, týdenní plánování menu s variantami - Evidence alergenů a speciálních požadavků na úrovni jednotlivce, automatický tisk štítků - Dashboard pro provozního s počty porcí, výrobními listy a daty pro nákup surovin - Integrace s pokladním systémem pro odběry a s Microsoft 365 pro zbytek firemní agendy - Servisní režim s reaktivními úpravami podle potřeb kuchyně

Výsledky

Měřitelný posun.

Týdenní příprava objednávek spadla z 4 až 5 hodin na zhruba hodinu kontroly. Chyby v expedici se snížily o 40 až 50 %, hlavně proto, že alergeny a počty porcí jdou ze systému přímo na tisk štítků bez ručního přepisu. Provozní vidí v reálném čase, kolik porcí které varianty se na který den vaří, a nákup surovin se opírá o data, ne o odhad. Food cost je předvídatelnější.

Klient v rámci servisu řeší rozšíření aplikace o samoobslužné objednávání pro koncové strávníky (zaměstnance klientských firem) a o napojení na fakturační modul, aby se po měsíci automaticky generovala souhrnná faktura podle reálných odběrů. Část úprav děláme reaktivně podle toho, co kuchyně potřebuje v daném kvartálu.

Kapacitu provozního, která dříve šla na ruční přepisování objednávek a řešení reklamací, klient přesměroval na akvizici nových firemních klientů a na rozšíření nabídky o večerní rauty a firemní akce. To je nový segment s vyšší marží než denní obědy, který by bez uvolněné kapacity nemohl rozjet.

70 až 80 %

Úspora času na týdenní přípravě

40 až 50 %

Snížení chyb v expedici

6 měsíců

Délka projektu

30+ firem

Klientů v systému

Porovnání před a po

Příprava týdenní objednávkové sestavy4 až 5 h týdnědo hodiny
Chyby v expedici za měsíc5 až 10 případů3 až 5 případů
Změna položky v menupůl dne rozesílekdo 10 minut

Další práce

Související případové studie

Pojďme to zapnout

Řešíte něco podobného?

Projedeme váš provoz, ukážeme kde je největší přínos a domluvíme se na dalším kroku.