Případová studie

B2B portál pro dealery sportovních podlah s napojením na ERP

Poptávky chodily mailem, dealer neměl přehled o stavu zakázky a účetní podklady se každý měsíc skládaly ručně z ERP. Postavili jsme B2B portál na míru s konfigurací sportovní podlahy a stavem výroby, k tomu Raynet pro správu dealerské sítě.

KonzultaceVývoj a implementaceServis a péče

Výroba sportovních podlahStředně velká výrobní firmaČeská republika a export do EU7 měsíců, dál v servisu

Klíčové výsledky

40 až 50 %

Úspora času obchodního oddělení

ze 3 dní na 1

Rychlejší reakce na poptávku

7 měsíců

Spolupráce

85 až 90 %

Pokrytí dealerské sítě portálem

Výzva

Co bránilo růstu.

Objednávky chodily mailem a telefonem. Dealer poslal poptávku v PDF, někdy v Excelu, někdy jen větu v emailu: "Potřebujeme 800 m² pro halu v Brně, prosím nacenit." Obchodní oddělení tahalo specifikace zpátky telefonem (jaká tloušťka, jaký dezén, jaký podklad, kolik linek pro volejbal versus basket), pak se rozpis ručně přepisoval do ERP. Tři až pět dní na to, než šla cenová nabídka zpátky.

Dealer pak neměl tušení, kde objednávka stojí. Volal obchodníkovi: "Je to vyrobené? Kdy můžeme čekat dodávku?" Obchodník šel za výrobou, výroba se podívala do plánu, vrátil se k telefonu. Patnáct až dvacet minut na každý takový dotaz, a těch dotazů bylo denně klidně dvacet. Velcí dealeři chodili rovnou za vedoucím výroby, malí čekali půl dne na zpětný telefonát.

Účetní podklady pro dealery byly další ruční práce. Měsíční vyúčtování provizí, slev podle objemu, reklamačních zápočtů. Jeden člověk skládal tabulku z výpisů ERP a doplňoval ji ručně. Trvalo to dva dny každý měsíc, a stejně se občas něco našlo zpětně.

Dokumentace ke každé zakázce (atesty, prohlášení o shodě, návody na údržbu) se posílala mailem nebo se vozila v papíře k předání. Klient ji ztratil, dealer ji ztratil, výrobce ji posílal znovu. Komunikační smyčka přes pět lidí na jednu objednávku byla normál.

01Objednávky

Poptávky chodily mailem a telefonem bez jednotné struktury. Obchodník dotahoval specifikace zpětně, cenová nabídka šla zpátky za 3 až 5 dní.

02Stav zakázky

Dealer neměl jak zjistit, kde objednávka ve výrobě stojí. Každý dotaz znamenal 15 až 20 minut telefonování přes obchodníka a vedoucího výroby.

03Účetní podklady

Měsíční vyúčtování provizí a slev pro dealery skládal jeden člověk ručně z ERP. Dva dny práce každý měsíc plus dohledávání chyb.

04Dokumentace

Atesty, prohlášení o shodě a návody na údržbu se posílaly mailem nebo v papíře. Dealeři i klienti je ztráceli, výrobce posílal znovu.

Audit

Vývoj na míru

Integrace

CRM

Servis a podpora

Naše práce

Od auditu k ovladatelnému provozu.

Začali jsme auditem B2B procesu od poptávky po vyúčtování. Bylo jasné, že běžný SaaS to nepokryje. Konfigurátor sportovní podlahy (rozměry haly, typ povrchu, dezén, linky pro volejbal, basket, badminton, házenou, podklad a tlumicí vrstva) je specifický natolik, že žádná standardní e-commerce nebo CPQ aplikace ho neumí bez vlastní logiky. Postavili jsme proto B2B klientský portál na míru.

Portál slouží dealerům jako jediné místo pro celý životní cyklus zakázky. Konfigurace specifikace s automatickým výpočtem materiálu, odeslání poptávky, schválení cenové nabídky, sledování výrobního stavu, stažení dokumentace ke každé zakázce (atesty, prohlášení o shodě, návody), a měsíční vyúčtování provizí a slev. Portál je napojený přímo na ERP klienta, takže výrobní stav i účetní data tečou bez ručního přepisu.

Pro správu dealerské sítě jsme nasadili Raynet CRM. Raynet jsme vybrali záměrně před zahraničními nástroji, protože český jazyk, terminologie obchodu B2B a podpora sedí prostředí české výrobní firmy lépe. V Raynetu obchodníci vidí historii objednávek, aktivitu dealera v portálu, plánované návštěvy a otevřené příležitosti. Servisně Raynet i portál dál držíme a rozvíjíme.

Konkrétní nástroje: - Vlastní vývoj B2B portálu (Next.js + PostgreSQL, hostováno u nás) - Integrace na ERP klienta přes API (zakázky, stavy výroby, fakturace) - Raynet CRM pro account management dealerů - Microsoft 365 / SharePoint pro internou dokumentaci výroby

Výsledky

Měřitelný posun.

Obchodní oddělení získalo zpátky zhruba polovinu času, který předtím strávilo telefonováním a přepisováním poptávek. Doba od poptávky k cenové nabídce klesla ze tří až pěti dní na jeden den. Dealeři dnes posílají poptávku rovnou v portálu se všemi parametry (rozměry, dezén, tloušťka, počet a typ linek pro jednotlivé sporty), takže obchodník už nic nedohledává telefonem. Měsíční podklady pro dealery se generují z portálu a kontrola zabere půl dne místo dvou.

Pokračujeme servisem portálu a Raynetu. Klient s námi řeší další etapu: napojení reklamačního procesu (foto, popis, lokalizace na ploše haly) přímo do portálu, aby reklamace nechodila znovu mailem. V Raynetu nastavujeme pravidelný account management dealerů, aby obchodníci viděli, kdo dlouho neobjednával a kdy je čas se připomenout.

S uvolněnou kapacitou obchodníci jezdí víc do terénu. Místo telefonování o statusech zakázek navštěvují architekty a projektanty sportovních hal, kde se rozhoduje o specifikaci podlahy v rané fázi projektu. To jsou zakázky, které si firma předtím nestíhala obsluhovat aktivně. Klient si tu kapacitu dnes počítá jako hlavní efekt celé spolupráce, větší než úsporu na samotné administrativě.

40 až 50 %

Úspora času obchodního oddělení

ze 3 dní na 1

Rychlejší reakce na poptávku

7 měsíců

Spolupráce

85 až 90 %

Pokrytí dealerské sítě portálem

Porovnání před a po

Doba zpracování poptávky od dealera3 až 5 dnído druhého dne
Denně času obchodníků na statusy zakázekcca 4 h1 až 2 h
Měsíční podklady pro dealery2 dny ručnědo půl dne kontrola

Další práce

Související případové studie

Pojďme to zapnout

Řešíte něco podobného?

Projedeme váš provoz, ukážeme kde je největší přínos a domluvíme se na dalším kroku.