Sofistikovaný HR systém je dnes neodmyslitelnou součástí HR managementu v každé moderní firmě. Dnešní chytré systémy slouží k automatizaci mnoha úkolů v oblasti lidských zdrojů, jako je nábor, výběr, zaškolení, evidence docházky, mzdové účtování, hodnocení a další. Díky automatizaci těchto úkolů má HR oddělení volnější ruce, ušetří čas i peníze a může se více zaměřit na strategické úkoly, které vedou k vyšší spokojenosti zaměstnanců a v důsledku toho k rozvoji firmy. Pojďte se podívat, co moderní HR systémy nabízí.
Co je HR systém?
HR systém je možné si představit nejlépe jako chytrého pomocníka, který usnadní spoustu práce s lidskými zdroji. Komplexní software automatizuje mnoho úkolů a zefektivňuje procesy ve všech oblastech. Jedná se o skvělý nástroj pro organizaci a řízení záležitostí týkající se zaměstnanců. Od samotného náboru nových kolegů, přes sledování pracovních výkonů, až po vyplácení mezd, HR systém usnadňuje život nejen personalistům, ale i samotným zaměstnancům. Moderní technologie umožňují snadnou správu dat, automatizaci procesů a různé analýzy. Tyto aspekty vedou k lepší komunikaci a větší spokojenosti v celém týmu.
Jak HR systém pomůže v oblasti lidských zdrojů?
Investice do kvalitního HR systému se firmám mnohonásobně vrátí v podobě ušetřeného času a peněz, zefektivnění a automatizace rutinních procesů, vyšší spokojenosti zaměstnanců a dosažení strategických cílů. HR systém by měl pokrývat tři hlavní oblasti, a sice docházku, plánování směn a správu zaměstnanců (ATS, onboarding, offboarding, smlouvy, evidenci pomůcek a podobně).
Nábor a výběr nových kolegů
S pomocí HR systémů snadno sestavíte atraktivní pracovní nabídky, určené k umístění na relevantních portálech a sociálních sítích. Definujte požadované vzdělání, dovednosti, zkušenosti a další kritéria pro výběr ideálního kandidáta. Systém poté automaticky shromažďuje životopisy získané z různých zdrojů (e-mail, kontaktní formuláře) a pomůže vám je optimálně hodnotit dle vámi zadaných kritérií. Zároveň je možné vytvořit si šablony pro individuální hodnocení a poznámky k jednotlivých uchazečům.
V rámci HR systémů můžete také naplánovat pohovory s vybranými kandidáty skrze koordinovaný kalendář. Ve chvíli, kdy si vyberete nového kolegu, HR systém jim pomůže s úvodními školeními, administrativními úkony a seznámením s kolektivem. Výsledkem je schopnost rychleji se adaptovat na firemní prostředí a začít produktivně pracovat.
Evidence docházky a absence
Moderní HR systémy nabízejí funkci sledování docházky a absence a hlídají i dovolené a nemocenské. Automatizace zmíněných procesů eliminuje riziko chyb a znamená významné zjednodušení HR administrace. Pravidelné sledování výkonu a pokroku zaměstnanců v dosahování cílů a poskytování konstruktivní zpětné vazby přispívá k vyšší motivaci a k budování silných a pracovních vztahů.
Mzdové účetnictví
HR systém umožňuje automatický výpočet mezd, a to dle zadaných parametrů a smluvních podmínek. Výpočet zahrnuje různé mzdové složky, bonusy i srážky. HR systém také usnadňuje správu, evidenci a administraci zaměstnaneckých benefitů, jako jsou stravenky, multisportky, penzijní připojištění, mobilní tarify a další. Většina systémů nabízí funkci automatického generování daňových přiznání a reportů pro potřeby účetnictví a daňových orgánů, což ušetří čas a eliminuje riziko chyb.
Vzdělávání a onboarding
Vytvářejte a sdílejte se zaměstnanci vzdělávací materiály jako jsou online kurzy, návody, prezentace a další. Snadno tak vybudujete firemní znalostní bázi a podpoříte rozvoj dovedností zaměstnanců. HR systém za vás vyhodnotí efektivitu kurzů a identifikuje oblasti pro zlepšení.
Reporty a analýzy
Z HR systémů získáte cenné reporty s daty o klíčových HR metrikách, kam spadá například fluktuace, spokojenost zaměstnanců a celková produktivita.
Jaké jsou výhody používání HR systému?
Nyní se pojďte podívat na shrnutí hlavních benefitů, které pro vás HR systém přináší:
Efektivní procesy a snížení zátěže HR oddělení
Automatizace rutin v HR oblasti znamená významnou úsporu času, což umožňuje HR oddělení věnovat se strategickým úkolům. Jak je známo, automatizace snižuje potřebu manuální práce a navíc eliminuje chyby. Zátěž HR oddělení zároveň snižují samoobslužné portály pro zaměstnance, které usnadňují přístup k potřebným informacím o docházce, dovolené a podobně.
Snížené náklady a efektivní zpracování mzdové agendy
HR systém představuje snížení nákladů na personál, papírování a další investice s tím spojené. Administrativa je celkově jednodušší a eliminují se rutinní a opakující se úkoly. Automatizovaný výpočet mezd a benefitů optimalizuje mzdové náklady, a analýza mzdových trendů pomáhá identifikovat potenciální úspory. Integrace se stávajícím účetním systémem usnadňuje a především zrychluje zpracování celé mzdové agendy, benefitů a ostatních souvisejících záležitostí.
Vyšší spokojenost zaměstnanců
Ze zavedení chytrého HR systému těží i samotní zaměstnanci. Rychlý přístup k informacím a službám usnadňuje komunikaci s HR oddělením vede k vyšší spokojenosti a motivaci, stejně jako efektivní systém hodnocení nebo rozvojové programy podporující profesní růst.
Lepší rozhodování nejen v oblasti HR
Možnost generování reportů s pokročilými funkcemi analýzy a vizualizace dat umožňuje HR oddělení a vedení firmy dělat strategická a informovaná rozhodnutí. Prostřednictvím HR systému je možné sledovat klíčové metriky jako je fluktuace a produktivita. Získaná data můžete integrovat s jinými systémy, jako je CRM a ERP, a získat tak komplexní pohled na celkové fungování firmy.
HR systém a konkurenceschopnost
Efektivní management lidských zdrojů spolu s HR systémem pomáhá na cestě k dosažení strategických cílů, buduje silnou firemní kulturu a zvyšuje produktivitu. Investice do moderního HR systému významně přispívá k udržení konkurenceschopnosti v dynamickém a náročném obchodním prostředí. Dnes již každý ví, že spokojení a motivovaní zaměstnanci jsou základním stavebním kamenem pro dosažení dlouhodobého úspěchu.
A ještě něco navíc…
Moderní HR systémy nabízí i další šikovné funkce. Využijte jejich potenciál naplno a usnadněte si práci ještě více. Věděli jste například, že moderní HR systémy nabízejí i následující vychytávky?
- Možnost hladké integrace se stávajícími a dalšími systémy, jako je CRM, ERP a účetnictví.
- Podporu mobilní aplikace pro přístup k HR systému z mobilního telefonu či tabletu.
- Možnosti pro analýzu dat a reporting s pokročilými funkcemi na základě individuálních požadavků.
- Podpora talent managementu a souvisejícího nástupnického plánování.
- Rozmanité funkce pro efektivní komunikaci a snadnou spolupráci napříč celou firmou.
Nejčastěji používané HR systémy
A teď se pojďme podívat na konkrétní příklady nejčastěji používaných HR systémů u nás a také na to, jakými funkcemi vynikají:
Sloneek: Automatizace a mobilní přístup
Moderní HR systém, který se zaměřuje na zjednodušení a automatizaci administrativních úkolů spojených s řízením lidských zdrojů. Postará se o docházkový systém včetně evidence pracovní doby, přestávek a nepřítomností, a nabízí možnost uložení důležitých dokumentů týkajících se zaměstnanců, jako jsou smlouvy, certifikáty a podobně. Sloneek pomáhá také s onboardingem a offboardingem a zahrnuje pokročilé nástroje pro generování reportů a následnou analýzu. Má intuitivní rozhraní, nabízí mobilní aplikaci a má otevřené API pro snadné propojení s dalšími systémy. K tomu všemu můžete využít 30denní bezplatnou verzi, kdy si můžete systém vyzkoušet nanečisto.
VEMA: Mzdovka a integrace v malíčku
Jedná se o komplexní HR a mzdový systém, který je vhodný pro středně velké a velké firmy. Poskytuje robustní a pokročilé nástroje pro výpočet mezd, kompletní personální agendu včetně smluv nebo školení, workflow, schvalovací procesy, zpracování odvodů a všech souvisejících mzdových operací.
Všechny procesy, od schvalování dovolené po žádosti o zapůjčení pracovních pomůcek, jsou plně automatizované. Díky API se VEMA snadno propojí s různými účetními softwary, čímž si usnadníte práci s financemi i reporting. Pokud uvažujete o nasazení VEMA ve svém podniku, vězte, že je k dispozici 14denní bezplatná zkušební verze.GIRITON: Flexibilita a data v reálném čase
Vysoce flexibilní HR systém GIRITON se zaměřuje na řízení docházky a souvisejících HR procesů. Nabízí intuitivní mobilní aplikaci s přívětivým rozhraním, což je skvělé pro rychlé zaznamenávání docházky pracovníků v terénu. K dispozici je okamžitý přehled o docházce zaměstnanců v reálném čase a široké možnosti individuální konfigurace. Pro hladký tok dat mezi odděleními má otevřené API a snadno integruje s externími systémy. Pokud chcete GIRITON vyzkoušet, můžete využít 30denní zkušební verzi, která je zdarma.
Alveno: Biometrická autentizace a maximální bezpečnost
HR systém Alveno je založený na biometrických systémech, a jeho cílem je zjednodušení správy docházky. Podporuje různé metody autentizace, včetně biometrických čteček a RFID karet. Díky tomu Alveno vyniká především vysokou bezpečností. Příchody a odchody zaměstnanců zaznamenává automaticky, což snižuje administrativní zátěž. Nabízí pokročilé reportovací nástroje pro sledování docházky, přesčasů a dalších statistik, a také poskytuje možnost správy docházky přes cloud, takže přístup ke všem potřebným datům je možný odkudkoliv. Alveno má otevřené API pro propojení s jinými systémy a nabízí 14denní bezplatnou zkušební verzi.
Smeny.cz: Usnadnění docházky a včasná upozornění
Jedná se o specializovaný nástroj určený pro pohodlné plánování směn a řízení docházky. Má intuitivní rozhraní, vychytaný systém notifikací a upozornění, kdy zaměstnance automaticky upozorňuje na nadcházející směny a případné změny v rozvrhu. Pro zjednodušení všech administrativních úkonů v HR oblasti je vybaven API a dobře integruje s jinými HR systémy, mzdovými softwary a dalšími aplikacemi. Pro vyzkoušení je k dispozici 30denní bezplatná zkušební verze.
S jak vysokou investicí ohledně HR systému je třeba počítat?
HR systémy Sloneek a Alveno můžeme zařadit mezi cenově dostupnější systémy, kdy se cena za základní verzi pohybuje v řádu tisíců korun měsíčně. GIRITON a smeny.cz spadají do střední kategorie, takže za základní verzi těchto systémů počítejte s měsíčními výdaji v řádu desetitisíců korun. VEMA je cenově nejnáročnější a za měsíční využívání se cena pohybuje ve statisících.
Je však třeba mít na paměti, že ceny se mohou lišit v závislosti na specifických požadavcích a celkové konfiguraci systému.
Dobrá zpráva! Díky bezplatným zkušebním verzím systémů máte skvělou šanci si jednotlivé systémy vyzkoušet a zjistit, který z nich je pro vaše podmínky nejvhodnější.
Sofistikovaný HR systém jako investice do budoucnosti
Moderní HR systém vám pomůže zefektivnit HR procesy, ušetřit čas a peníze a budovat silnou firemní kulturu. Začněte uvažovat o jeho implementaci! Automatizace personálních záležitostí je v dnešní době nepostradatelným nástrojem pro všechny, kdo chtějí oblast HR posunout dopředu. Mějte však na paměti, že výběr HR systému je individuální záležitostí a je velmi důležité zohlednit specifické potřeby a individuální požadavky. Jak jste se dozvěděli, na trhu existuje mnoho různých řešení, proto si je nejprve důkladně prozkoumejte a porovnejte jejich výkon a ceny. Rozhodně využijte možnost vyzkoušet si bezplatné zkušební verze, abyste si mohli projít systém ovládání a veškeré funkce v praxi. Při správném výběru a nasazení se vynaložené prostředky do HR systému rychle vrátí v podobě ušetřeného času a peněz, spokojenějších a motivovanějších zaměstnanců.
Nezpomalujte, dejte sbohem zastaralým procesům a investujte do moderního HR systému již dnes!
