Od šablony po generování dokumentu jsou čtyři různé úrovně automatizace

Automatizace obchodních dokumentů může připravit nabídku ve firemním formátu, doplnit údaje o zákazníkovi a ohlídat platné znění. Může ale také začít a skončit u jednotné šablony ve Wordu, do které všechno doplní člověk. Obojí se běžně označuje jako automatizace, přestože technika pokaždé přebírá jiný rozsah práce.

Rozsah automatizace ovlivňuje cenu zavedení, nároky na údržbu i odpovědnost za chyby. Pokud někdo ručně doplňuje šest polí do stejného potvrzení, nemusí kvůli tomu vznikat aplikace. Jestli nabídka čerpá údaje ze tří míst, vybírá z patnácti odstavců a pokračuje ke dvěma schvalovatelům, samotná šablona nezajistí výběr správného obsahu ani schvalování.

Vyšší úroveň automatizace není vždy lepší

Jednotlivé úrovně lze srovnat podle čtyř hledisek: objemu práce, kterou přebírá technika, počtu zdrojů dat, množství pravidel pro výsledný obsah a následků případné chyby. U interního reportu lze chybný údaj obvykle opravit. Smlouva odeslaná zákazníkovi vyžaduje přísnější kontrolu.

S každým dalším pravidlem roste počet možných variant i rozsah testování a údržby. Někdo musí aktualizovat texty, opravovat napojení a rozhodovat o nových výjimkách. Podrobněji jsme rozdíl mezi šablonou a aplikací popsali na příkladu objemu dokumentů, dat a pravidel. Následující rozdělení ukazuje, jakou část přípravy dokumentu může technika převzít.

1. Řízená šablona

Řízená šablona je pevný dokument s platnými texty a jasně označenými místy k doplnění. Může jít o dvoustránkové potvrzení objednávky, ve kterém se ručně vyplní zákazník, číslo objednávky, cena, termín a odpovědná osoba. Pevné části dokumentu zůstávají zamčené nebo alespoň zřetelně oddělené.

Tato úroveň se hodí, když má dokument stálou podobu a jeho autor bezpečně pozná správnou variantu. Platná šablona by měla být uložená na jednom společném místě, označená číslem verze a oddělená od neplatných kopií.

Šablona nestačí, pokud se údaje opisují z CRM, účetnictví a tabulky nebo se často zaměňují verze. Nevhodná je také tam, kde musí člověk vybírat mnoho odstavců a pamatovat si jejich povolené kombinace. Šablona sjednotí vzhled, ale sama nerozhodne, co do dokumentu patří.

2. Šablona s automaticky doplněnými údaji

Na druhé úrovni zůstává dokument připravený předem, některá pole se však vyplní automaticky. Nabídka si může z CRM, tedy systému pro evidenci zákazníků a obchodních případů, převzít název firmy, adresu, kontaktní osobu a položky. Člověk vytvoření dokumentu spustí, doplní výjimky a výsledek zkontroluje.

Tato varianta funguje u dokumentů se stejnou stavbou a jedním spolehlivým zdrojem dat. Nejdřív je potřeba určit, který záznam je rozhodující. Pokud je adresa zákazníka jiná v CRM, účetním programu a Excelu, automatické doplnění pouze urychlí použití nesprávného údaje.

Druhá úroveň přestává stačit, když data zásadně mění obsah. Typickým signálem jsou požadavky, aby se u určitého typu zakázky přidala jiná příloha nebo aby nabídku nad stanovenou částku schválil další člověk. To už není jen doplnění polí. Do přípravy dokumentu vstupují pravidla a navazující kroky.

3. Automatický postup od podnětu k dokumentu

Třetí úroveň propojuje vytvoření dokumentu s navazujícím pracovním postupem. Vyplnění formuláře nebo změna záznamu spustí doplnění šablony, vytvoření souboru, jeho uložení a předání ke schválení či podpisu. Člověk nemusí otevírat šablonu, pojmenovávat soubor a posílat jej dál ručně.

Například položka vytvořená v SharePointu, tedy firemním úložišti a evidenci záznamů, může spustit nástroj Microsoft Power Automate pro automatické pracovní postupy. Údaje se vloží do wordové šablony a výsledkem je dokument ve Wordu nebo PDF. Podobně lze z formuláře v Power Apps vytvořit dokument a poslat ho k elektronickému podpisu přes Acrobat Sign. Pokud už tyto nástroje používáte, pomůže přehled, co lze v Power Automate postavit bez programátora a kde už začínají jeho hranice.

Tato úroveň se hodí pro opakovaný a jasně popsaný postup. Nehodí se pro práci plnou neustálených výjimek. Před zavedením je potřeba popsat, co se má stát při chybějícím údaji, zamítnutém schválení nebo výpadku cílového systému. Automatizace musí počítat i s těmito situacemi, jinak se při první odchylce zastaví.

4. Pravidlové generování v aplikaci

Na čtvrté úrovni aplikace dokument skutečně skládá. Načte data z více zdrojů, podle pravidel vybere správné odstavce, položky a přílohy, zkontroluje povinné údaje a vytvoří výsledné PDF. Hotový soubor může uložit přímo k záznamu zákazníka nebo obchodního případu.

Takové řešení dává smysl například u smlouvy, jejíž obsah závisí na typu služby, způsobu platby, zemi zákazníka a zvolených přílohách. Člověk zadá nebo potvrdí potřebné údaje. Nemusí vědět, že kombinace tří odpovědí vyžaduje sedmý odstavec a druhou přílohu.

Aplikace se hodí tam, kde na přípravě dokumentu pracuje více lidí, data pocházejí z několika míst a chyba má významný dopad. Současně vyžaduje člověka odpovědného za pravidla, testovací případy a stanovený postup pro změny. Před vývojem se proto vyplatí prověřit výjimky, oprávnění a rozhodnutí, která mohou později změnit zadání. U dokumentu se šesti ručně doplňovanými poli by náklady na vlastní aplikaci zpravidla nebyly přiměřené rozsahu práce.

Výběr vychází z práce, ne z názvu nástroje

Výběr by neměl začínat seznamem funkcí. U posledních 30 dokumentů stejného typu je vhodné zjistit:

1. Odkud byly převzaty jednotlivé údaje.
2. Které části textu se měnily a podle jakého pravidla.
3. Kdo dokument kontroloval a schvaloval.
4. Co následovalo po vytvoření souboru.
5. Jaké opravy způsobily neplatné, chybějící nebo zastaralé údaje.

Jeden zdroj, stálý obsah a několik polí obvykle ukazují na první nebo druhou úroveň. Předvídatelný sled ukládání, schvalování a podpisu posouvá volbu ke třetí. Více zdrojů, mnoho variant a chyby s významnými následky mohou ospravedlnit čtvrtou úroveň.

Důležitá je i četnost změn. Dokument vytvořený pětkrát za měsíc může potřebovat pravidlovou aplikaci, pokud má desítky citlivých variant. Denně vznikající potvrzení může naopak dobře obsloužit jednoduchá šablona. Rozsah automatizace proto neurčuje samotný počet dokumentů. Podstatné je, kde při jejich přípravě vzniká opakovaná práce a kde hrozí chyby při přepisování údajů nebo výběru variant.