30 milionů licencí Copilotu není třicet milionů užitečných procesů

V krátké zprávě o uváděném překonání 30 milionů placených licencí se objevuje právě tento počet. Zpráva však neodkazuje na primární zdroj Microsoftu, neuvádí datum údaje ani nevysvětluje, co přesně se do počtu započítává. Číslo proto nelze z dostupného odkazu nezávisle ověřit ani přesně vyložit. I kdyby odpovídalo počtu prodaných uživatelských licencí, šlo by o důležitý obchodní údaj, nikoli o údaj o dosažených úsporách.

Licence je nákup. Užitečný proces je měřitelná změna způsobu práce. Mezi nimi bývá školení, úprava zdrojových dat, nové pracovní pravidlo a několik pokusů, které skončí v koši. Někdy doslova, jindy v zapomenutém dokumentu nazvaném „AIfinaloprava2“.

Počet licencí je údaj o distribuci, ne o výsledku

Počet prodaných licencí ukazuje, že se Copilot dostal do firemních rozpočtů. Neříká však, zda zaměstnanec nástroj použil jednou za měsíc, každý den, nebo vůbec. Stejně tak nerozlišuje mezi shrnutím jednoho e-mailu a změnou procesu, která každý týden ušetří několik hodin.

Toto rozlišení je pro malou firmu zásadní. Velký podnik může nakoupit tisíce licencí jako součást širší dohody a jejich využití řešit postupně. Firma s dvaceti lidmi může každou nevyužitou licenci pocítit dřív, zvlášť pokud nemá vlastní kapacitu na dlouhé vyhodnocování adopce. Účet přijde hned, výsledek možná později.

Když se mě někdo ptá, zda se Copilot vyplatí, nezačínám seznamem funkcí. Zajímá mě, která práce se opakuje, kolik času zabírá a kdo kontroluje výsledek. Bez těchto údajů nelze návratnost spočítat.

Náklady nejsou jen na faktuře od Microsoftu

Vezměme modelovou firmu s dvaceti uživateli. Přesná cena licencí závisí na zvoleném plánu, smlouvě a způsobu fakturace, proto ji do příkladu nedosazuji. Už samotný interní čas ale ukáže, proč nestačí sledovat jen předplatné.

Pokud každý člověk stráví týdně 15 minut zkoušením zadání, opravováním odpovědi nebo hledáním funkce, která se pro daný úkol nehodí, vznikne pět hodin práce týdně. Při interní hodinové sazbě 500 Kč je to 2 500 Kč týdně, zhruba 10 000 Kč měsíčně a téměř 130 000 Kč ročně. Část experimentování je samozřejmě investice. Pokud se ale po třech měsících neopakuje žádný užitečný postup, firma platí za činnost, která nepřináší měřitelný výsledek.

Opačný příklad vypadá lépe. Pět lidí připravuje každý týden podklady pro poradu a každému zabere třicet minut projít e-maily, zápisy a dokumenty. Jestli Copilot zkrátí přípravu o polovinu a výsledek stále musí člověk pět minut ověřit, čistá úspora činí deset minut na osobu. To dělá padesát minut týdně. Při stejné sazbě jde přibližně o 22 000 Kč ročně.

Teprve proti této částce má smysl postavit cenu pěti licencí, čas na zavedení a případné opravy dat. Ne proti neurčitému pocitu, že AI už mají všichni.

První možnost: licence pro všechny a volné používání

Nejjednodušší postup je přidělit licenci každému, uspořádat krátké představení a nechat lidi hledat vlastní využití. Firma zaplatí všechny licence a zpočátku několik hodin za základní školení. Organizačně je to pohodlné. Nikdo nemusí rozhodovat, kdo nástroj dostane.

Tento model může fungovat v týmu, kde lidé běžně zkoušejí nové nástroje, sdílejí postupy a většina jejich práce probíhá v Microsoftu 365. Hodí se také tehdy, když vedení vědomě platí za průzkum a neočekává návratnost během prvního měsíce.

Pro malou firmu ho ale doporučuji jen výjimečně. Snadno vznikne dvacet různých způsobů použití, z nichž žádný není popsaný ani měřený. Aktivita může vypadat vysoká, protože lidé zadávají dotazy. Firma přitom neumí říct, zda se zkrátila příprava nabídky, zápis porady nebo zpracování požadavku.

Druhá možnost: omezený pilot nad třemi procesy

Větší smysl dává vybrat pět až osm lidí a nejvýše tři opakované činnosti. Třeba přípravu podkladů pro poradu, návrh odpovědi na častý typ požadavku a první verzi interního zápisu. U každé činnosti je vhodné předem zapsat současný čas, četnost, očekávanou úsporu a způsob kontroly.

Pilot stojí licence pro vybranou skupinu a čas na přípravu, vyhodnocení příkladů a úpravu postupu. Není to bezplatné. Je to však méně než plošný nákup a firma ví, za co platí.

Po čtyřech až šesti týdnech lze porovnat původní a nový čas. Důležitý je také počet oprav. Když se tvorba zápisu zkrátí z 25 na 10 minut, ale dalších 20 minut zabere kontrola jmen, úkolů a termínů, úspora nevznikla. Shrnutí samo o sobě ještě není hotový proces.

Do vyhodnocení patří i výchozí objem práce. Představme si 8 lidí, kteří 3krát týdně připravují stejný typ podkladu. Původně jim úkol zabere 20 minut, tedy dohromady 8 hodin týdně. S Copilotem trvá návrh 12 minut a kontrola další 3 minuty. Čistá úspora je 5 minut na jedno zpracování, celkem 2 hodiny týdně. Při interní sazbě 500 Kč odpovídá 6 týdnů pilotu úspoře 6 000 Kč. Pokud příprava šablon, školení a vyhodnocení zabere 10 hodin, stojí interní práce 5 000 Kč. Rozdíl 1 000 Kč ještě nezahrnuje licence ani případné opravy dat, ale ukazuje, co lze po pilotu porovnat. Stejný postup také odhalí, zda úsporu vytváří AI, sjednocená šablona, nebo obě změny dohromady.

U běžných úkolů navíc nebývá lepší zadání automaticky delší. Kratší zadání může zkrátit dobu jeho přípravy, ale samo o sobě nezaručuje kratší celkové zpracování ani stejnou kvalitu odpovědi. Model může kvůli nejasnému pokynu vytvořit delší výstup nebo vyžadovat další pokus. V pilotu je proto potřeba porovnat konkrétní varianty na stejném úkolu a započítat celé zpracování včetně oprav. Není důležitá literární kvalita pokynu, ale to, zda stejný stručný postup spolehlivě použijí různí lidé.

Třetí možnost: nejdřív opravit proces, potom přidat AI

Někdy měření ukáže, že problém není v pomalém psaní. Informace jsou ve třech tabulkách, názvy zákazníků nejsou jednotné a každý ukládá dokumenty jinam. Copilot pak jen rychleji zpracuje nepořádek.

Třetí možnost proto znamená licenci odložit a nejdřív sjednotit vstupy, určit vlastníka procesu a místo, kde vzniká finální údaj. Náročnost takové změny nelze určit bez znalosti počtu systémů, kvality dat a rozdělení odpovědností. U jednoduchého seznamu může jít o hodiny, u procesu napojeného na několik systémů o týdny. Firma ale často získá úsporu i bez AI, například odstraněním dvojího přepisování.

Tato cesta se hodí tam, kde výsledek závisí na přesných stavech, schválení nebo datech z více systémů. Samotný chat nemusí stačit. Čím více práce má nástroj udělat, tím důležitější jsou jasná pravidla a kvalitní zdroje.

V popsaném modelu je vyhodnocený 1 proces. Výpočet porovnává úsporu 6 000 Kč s 5 000 Kč interních nákladů na přípravu, školení a vyhodnocení, ale neobsahuje cenu licencí. Neumožňuje proto rozhodnout, zda se pilot finančně vyplatí, natož z něj určit vhodný počet procesů. Stejně tak neporovnává pilot s plošným nasazením ani s úpravou procesu bez AI. Rozsah dalšího testu by musel vycházet z těchto nákladů a z počtu častých úkolů, na kterých lze varianty srovnat. Firma s jedním častým a drahým procesem může měřit jen ten, jiná může potřebovat širší vzorek kvůli různým rolím nebo sezónnosti práce.

Za úspěch nepovažuji počet dotazů ani aktivovaných licencí. Důležité jsou procesy s opakovatelnou úsporou, přijatelnou chybovostí a konkrétním vlastníkem. Pokud pilot nic takového nenajde, je to podklad pro rozhodnutí, ne automatický důvod licence přidat nebo odebrat. Krátké měření může minout sezónní špičku a některý přínos se může projevit nižší chybovostí, rychlejší odpovědí zákazníkovi nebo menší závislostí na jednom člověku. U procesů s rozházenými daty pak výsledek ukazuje hlavně na potřebu oddělit přínos nástroje od přínosu uklizených vstupů. Teprve podle cíle pilotu, délky měření a ceny dalšího testu lze posoudit, zda měření prodloužit, rozsah změnit, nebo licence nepřidávat.