Jak předat nového zákazníka účetnictví bez lovení údajů po chatu

Po uzavření obchodu může účetní dostat jeden ucelený záznam s fakturačními údaji zákazníka, smlouvou, dohodnutým způsobem fakturace a kontaktem pro řešení dokladů. Místo procházení chatu a e-mailů pak rovnou založí zákazníka v účetním programu a připraví první fakturaci.

Předání nového zákazníka účetnictví probíhá mezi potvrzením obchodu a zahájením fakturace. Stanovuje, co se předává, kde účetní podklady najde, kdo odpovídá za jejich úplnost a podle čeho se pozná, že je zákazník připravený k založení. Bez těchto pravidel mohou potřebné údaje zůstat rozdělené mezi zprávy, dokumenty a poznámky, jejichž umístění zná jen jejich autor.

Co se musí stát mezi uzavřením obchodu a první fakturou

Obchod končí ve chvíli, kdy jsou potvrzené podmínky spolupráce. Účetnictví začíná založením zákazníka, zadáním fakturačních údajů a přípravou prvního dokladu. Mezi těmito činnostmi musí proběhnout předání podkladů. Samotné oznámení, že přibyl zákazník, nestačí.

Zpráva v chatu může předání spustit, ale neměla by obsahovat všechny podklady. Chat nevynucuje vyplnění povinných údajů, snadno oddělí dokument od související zprávy a spolehlivě neukazuje, zda je předání dokončené. Informace, že někdo posílal smlouvu minulý týden, účetní při hledání dokumentu příliš nepomůže.

Předání potřebuje jeden hlavní záznam a jednoznačný stav. Záznamem může být karta obchodního případu v CRM systému, který soustředí kontakty a obchodní informace na jednom místě, formulář nebo řízená tabulka. Stav může znít například „připraveno pro účetnictví“. Podstatné je, aby všichni pracovali se stejným záznamem a stejně chápali význam jednotlivých stavů.

Kdy jednotné předání pomůže a co samo nevyřeší

Postup má smysl zavést, když účetní opakovaně žádá o stejné údaje, hledá dokumenty v několika zdrojích nebo vrací podklady k první faktuře kvůli chybějícím podmínkám. Dalším signálem je situace, kdy se obchodník musí vracet k uzavřenému případu a znovu vysvětlovat informace, které už jednou zjistil.

Jednotné předání nevytvoří chybějící dohodu se zákazníkem. Nevyřeší nejasnou cenu, spornou splatnost ani účetní a daňové posouzení neobvyklého případu. Takovou výjimku musí převzít předem určený člověk. Automatické pravidlo dokáže rozpoznat prázdné pole, ale nemůže rozhodnout, jaké podmínky měly být ve smlouvě.

Připravte obsah, místo a odpovědnost

Začněte společnou půlhodinou obchodu a účetnictví. Obchod vysvětlí, jaké informace při uzavření zakázky skutečně získává. Účetní určí, bez čeho nemůže zákazníka založit a připravit fakturaci. Výsledkem má být konkrétní formulář nebo karta, nikoli jen zápis z porady.

Povinná pole obvykle zahrnují název zákazníka, identifikační a fakturační údaje, fakturační adresu, kontakt pro doklady, měnu, splatnost, způsob a četnost fakturace. Dále je potřeba uložit smlouvu nebo objednávku a uvést, podle čeho se určuje fakturovaná částka. Může jít o pevnou cenu, výkaz práce, předávací protokol nebo jiný dohodnutý podklad. Přesný seznam musí schválit účetní podle používaného postupu.

U každé položky určete zdroj a odpovědnou osobu. Název společnosti lze převzít z objednávky, kontakt pro faktury musí potvrdit obchodník a účetní schválí požadovaná pole. Současně zvolte jeden hlavní záznam, ze kterého půjde otevřít vše potřebné. Samotné odkazy ve starších zprávách tuto úlohu neplní.

Zaveďte předání v pěti kontrolovatelných krocích

Každý krok musí mít výsledek, který lze ověřit bez dalšího vysvětlování. Jinak postup závisí na paměti a dostupnosti konkrétního člověka.

1. Obchodník doplní povinná pole. Vyplní fakturační údaje, kontakt, splatnost, způsob fakturace a další schválené položky. V záznamu nesmí zůstat žádné prázdné povinné pole. Pokud některý údaj zatím není známý, zákazník ještě není připravený k předání.

2. Připojí dohodnuté dokumenty. Smlouva, objednávka a podklady pro fakturaci musí být dostupné ze stejného záznamu. Nemusí být uložené přímo v CRM, pokud záznam obsahuje trvalý odkaz do firemního úložiště. Účetní musí dokument otevřít bez hledání ve zprávách.

3. Změní stav případu. Teprve po doplnění údajů a dokumentů označí obchodník případ jako připravený pro účetnictví. Tato změna je jednoznačným podnětem k převzetí. Samotný podpis smlouvy nestačí, protože nepotvrzuje úplnost účetních podkladů.

4. Předá účetní odkaz na celý záznam. Oznámení může přijít e-mailem, úkolem nebo zprávou v pracovním chatu. Musí však obsahovat jeden odkaz na hlavní záznam, nikoli několik příloh a doplňujících zpráv. Oznámení tak nepřebírá roli místa, kde jsou podklady uložené.

5. Účetní potvrdí převzetí nebo případ vrátí. Při převzetí změní stav například na „převzato účetnictvím“. Pokud něco chybí, vrátí konkrétní položku odpovědné osobě. Místo obecného požadavku na doplnění podkladů uvede například chybějící kontakt pro zasílání faktur. U každého zákazníka je pak vidět aktuální stav i následující krok.

Ověřte postup a teprve potom ho automatizujte

Nový postup nejprve vyzkoušejte na několika skutečných předáních. Sledujte, zda účetní dokáže založit zákazníka a připravit první fakturaci pouze z hlavního záznamu. Každý dotaz položený mimo něj upozorňuje na chybějící pole, nejasný popis nebo výjimku, za jejíž řešení zatím nikdo neodpovídá.

Test je úspěšný, pokud účetní předání potvrdí, případně vrátí přesně označenou chybějící položku. Pokud si účastníci musí část podkladů ještě sdělit ústně, informace zatím není zachycená v postupu.

Teprve potom má smysl přenášet údaje z CRM do účetního programu bez ručního přepisování. Před návrhem propojení je vhodné projít pět otázek k datům, odpovědnosti a chybovým stavům. Následně lze vybrat, zda bude vhodné API, webhook, nebo pravidelný ruční export. Automatizace nejasného postupu pouze urychlí přenos neúplných nebo nesprávně vyložených údajů.

Kde se předání nejčastěji zadrhne

Při kontrole nestačí ověřit, že formulář existuje. Podstatné je, zda podle něj proběhne celé předání bez hledání dalších podkladů.

• Není určený odpovědný člověk. U každého nového zákazníka musí být uvedená konkrétní osoba odpovědná za dokončení předání. Pokud je odpovědnost pouze společná, nemusí být zřejmé, kdo má udělat další krok.

• Stejný údaj je uložený na více místech. Určete, který záznam je hlavní. Oprava adresy musí vycházet z hlavního záznamu a podle stanoveného postupu se promítnout do ostatních systémů. Údaj se nemá upravovat nezávisle v tabulce, chatu a účetním programu.

• Důležité podmínky jsou ve volném textu. Splatnost, měna nebo četnost fakturace potřebují vlastní pole. Tyto hodnoty musí být možné vyhledat a zkontrolovat bez pročítání poznámek.

• Dokumenty zůstávají v chatu. Z hlavního záznamu musí jít otevřít aktuální smlouva a objednávka. Pokud účetní hledá dokument podle jména odesílatele, předání není dokončené.

• Chybí postup pro výjimky. Nestandardní fakturace potřebuje člověka odpovědného za rozhodnutí. V záznamu musí být uvedeno, kdo případ řeší a zda účetnictví čeká na výsledek.

• Automatizace předběhla dohodu. Údaje, které lidé vykládají různě, nepřenášejte automaticky, dokud nesjednotíte jejich význam. Technicky správná synchronizace nesprávně chápaného pole chybu neodstraní.

První verzi formuláře upravujte podle skutečných předání. Když účetní případ vrátí, doplňte chybějící pole, pravidlo nebo odpovědnost. Po několika případech se postup zpřesní natolik, že účetní nebude hledat podklady ve starých zprávách a obchodník se nebude vracet k již uzavřené práci.