Co přesně teče z CRM do účetnictví a kdo opravuje chybu

Propojení CRM s účetnictvím může po uzavření obchodu převést údaje o zákazníkovi a objednávce do účetního programu, aniž je někdo znovu přepisuje. Opačným směrem se do CRM může vrátit vystavená faktura a informace o její úhradě. Rozsah přenosu se nastavuje pro konkrétní údaje mezi oběma programy. Taková integrace automaticky nepřenáší všechno. U každého údaje je třeba určit směr přenosu, hlavní místo evidence a odpovědnost za opravu.

Propojení nepřenáší všechno

CRM slouží k evidenci kontaktů, komunikace a obchodních případů. Účetní program vytváří účetní doklady a eviduje úhrady. Běžný tok proto vede z CRM od schváleného obchodu k založení zákazníka a objednávky v účetnictví. Zpět se vrací číslo faktury, její částka a stav úhrady. Obchodník pak nemusí u účetní zjišťovat, zda zákazník zaplatil.

Hlavní místo evidence je program, ve kterém se údaj zapisuje a jehož verze platí při rozporu. Produkty a ceníky mohou například přicházet z účetnictví do CRM jako podklad pro nabídky. Rozhodující je, ve kterém programu se ceny skutečně udržují.

Obousměrné propojení neznamená, že každý údaj může kdokoli měnit v obou programech. Bez jasných pravidel by se změny navzájem přepisovaly a nebylo by zřejmé, která verze platí.

Co přesně může jít z CRM do účetnictví

Z CRM obvykle odcházejí jen údaje potřebné k založení odběratele a zpracování objednávky nebo zakázky. Konkrétní rozsah se liší podle účetního programu a způsobu fakturace. Praktická mapa může vypadat takto:

Bez konkrétního důvodu nemá smysl posílat do účetnictví poznámky z jednání, obchodní úkoly ani pravděpodobnost uzavření obchodu. Účetní program je nepotřebuje a přenos zbytečných údajů rozšiřuje prostor pro chyby i okruh dostupných dat. Stejně tak není nutné vracet do CRM každý technický detail účetního dokladu. Přenášet má smysl jen údaje, které mají v navazující práci konkrétní využití.

Jak propojení funguje při běžné práci

Obchodník založí zákazníka v CRM, připraví nabídku a po jejím přijetí označí obchod jako vyhraný. Tento krok spustí přenos. V účetnictví vznikne odběratel a objednávka, ze které může účetní vystavit fakturu. Číslo faktury nebo odkaz na doklad se následně vrátí do CRM. Po zaúčtování platby se v CRM změní stav faktury na uhrazeno.

Synchronizace nemusí znamenat okamžitou shodu obou programů. Jeden směr může běžet ihned po změně, druhý v pravidelných předdefinovaných intervalech. Při ručním exportu a importu se údaje srovnají až ve chvíli, kdy někdo přenese soubor. Rozdíly v aktuálnosti proto nemusí znamenat poruchu. Jednotlivé způsoby přenosu podrobněji rozlišuje článek o API, webhooku a ručním exportu.

Před spuštěním je třeba vyzkoušet přenos běžného zákazníka, zákazníka bez DIČ, objednávky se slevou a opravy adresy. Nestačí ověřit, že záznam dorazil. Kontrola musí ukázat také to, zda údaje skončily ve správných polích, nevznikla duplicita a oprava se propsala správným směrem.

Kdo opravuje chybný údaj a kdo poruchu přenosu

Chybný obsah opravuje člověk odpovědný za místo, kde údaj vznikl. Špatně zadanou fakturační adresu proto opraví vlastník zákaznických údajů v CRM a záznam se poté znovu odešle. Kdyby účetní opravila adresu jen v účetnictví, při příští synchronizaci se může vrátit původní chyba.

Číslo faktury a stav úhrady v tomto toku vznikají v účetnictví. Jejich obsah se proto kontroluje a případně opravuje tam. Účetní také nadále odpovídá za odbornou kontrolu účetních údajů. Automatizace přenese pole, ale nerozhodne, zda je doklad účetně správně.

Jiná situace nastane, když je adresa v CRM správně, ale do účetnictví nedorazí, skončí v jiném poli, program záznam odmítne nebo přenos vytvoří duplicitu. Takovou chybu řeší správce propojení, tedy konkrétní interní pracovník nebo dodavatel odpovědný za přiřazení polí, chybová hlášení a opakování přenosu. Pokud zjistí, že údaj chybí už ve zdroji, předá opravu vlastníkovi zdrojových údajů. Rozdíl mezi chybným údajem a chybou rozhraní rozebírá také článek API bez magie.

Před schválením propojení je vhodné pro každou skupinu údajů zapsat šest věcí: zdroj, cíl, hlavní místo evidence, okamžik přenosu, vlastníka obsahu a správce přenosu. Dokument může mít jednu stránku. Musí však určit, komu konkrétní typ chyby patří, aby požadavek na opravu neputoval současně obchodníkovi, účetnímu i programátorovi.

Kdy propojení dává smysl a kdy stačí jednodušší cesta

Automatické propojení dává smysl tam, kde se stejné údaje přepisují opakovaně, na faktury čeká více lidí nebo je stav úhrad potřeba sledovat průběžně. Před objednáním propojení lze nejprve sledovat počet přepisů, čas strávený kontrolou a počet oprav. Současně je třeba určit, zda stačí údaje z minulého dne, nebo musí být dostupné během několika minut.

Pokud se jedna snadno zkontrolovatelná objednávka přenáší jen občas, může stačit export a import souboru. S rostoucím počtem agend a uživatelů a s vyššími požadavky na aktuálnost roste význam automatického přenosu, kontroly a záznamu chyb. Samotná existence API, tedy technického rozhraní pro komunikaci programů, ještě není důvodem k jeho použití.

S čím se automatická synchronizace plete

Synchronizace není společná databáze. Každý program může uchovávat vlastní kopii údaje a propojení mezi programy přenáší změny. Není to ani účetní automatizace. Ta může podle stanovených pravidel vytvářet nebo zpracovávat doklady, zatímco synchronizace zajišťuje jejich přenos.

API je způsob, kterým si CRM a účetnictví technicky předávají data. Samo neurčuje, který záznam zákazníka je správný, kdy se má obchod přenést ani kdo řeší chybu. Tyto podmínky musí být součástí zadání. Při jeho přípravě pomůže článek API mezi dvěma systémy, pět otázek, které si položím dřív, než začnu integrovat.